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第2回運営会議

YCEF副会長総務統括の田村洸樹です!
久しぶりのブログ記事なのではりきっております☆

今回担当するのは1月12日に行われました運営会議の報告です。
国際センター第3研修室で9:00~12:00まで行いました。

スナップショット 1 (2013-01-14 12-33)
▲運営会議中の様子



今回はあまり知られていない『運営会議の内側』を少し紹介します。







運営会議とは… 簡単に言ってしまえば

 "YCEF組織そのものの運営についての会議" です。






そのまんまですね(笑)




なかなかイメージがわかないと思うので、実際に今回議論した内容を紹介しますね。






①会計報告

普段何気なく使っている会議室。


これって実は会場確保担当さんが予約・支払をしてくれたものなんですよ!


YCEFでは、会計担当がそれをしっかりと把握し、立替金の支払いや管理をしています。


備品の購入や交通費の支払い、みなさんの昼食代なども、

ライオンズクラブからお預かりしている大切なお金によって運営しています。


「いつ、何に、いくら使われたのか」

をしっかりとまとめ、誤りがないかなどを報告・確認するのもこの運営会議で行っているんです。









②理事会の運営



会議の後にみなさんに書いてもらっている「アンケート」


実はすべてしっかりと集計し、まとめています。


どんな理事会をすると理事からたくさんの意見が出るのか、

もっといい雰囲気が作れるかなど、アンケートや出席人数などを基に議論してるんです。



たかがアンケート、されどアンケート。

理事会内で課題や改善点を発見して、アンケートで指摘してくれる理事は本当にすごいなと思います。



アンケートの提出率、回収率が悪いと

僕たちも第3者目線の意見が少なくて次回の運営方針を決める際に困ってしまいます。


アンケート提出など普段からコツコツとご協力していただきたいです!!




③部門の報告

YCEFでは企画部門、総務部門、会長直属という3つに部門を分けて運営していますので

各部門でどんな動きがあったかをまとめて報告するのも運営会議で行っています。

普段は自分の部門のことしか気にしていないのですが、

このような場があるとYCEFの全体の現在状況を掴むことができるので

執行部としてはとっても大切な情報共有の場です。





④引き継ぎ

スナップショット 2 (2013-01-14 12-34)
▲次期執行部(瀧澤、金子)※加藤礼子次期会長は留学中のため欠席

正式な任命は6月ですが、次期執行部が内定しました!

会長  加藤礼子
副会長 金子由里香(企画部門統括)
副会長 瀧澤春菜(総務部門統括)


の3名が2013-2014年度YCEFを引っ張っていきます!



今回は次期執行部も参加していただきましたが、その理由は引き継ぎです。

YCEFの年度は6月始まりですが、半年前の1月から引き継ぎは始まります。

というのも、引き継ぎ内容が多すぎて、全部伝えるのにそれくらい時間がかかるからなんです(笑)



今年度行った新しい試みや、

なぜその試みを行ったかの背景をしっかりと伝えることで、


来年度にはさらにレベルアップした運営ができるようにするための場でもあります。



例えば合宿理事会


例年なら4月に行われていましたが、

新年度はみなさん忙しいので参加者が少なく課題となっていました。


そこで今年度からは8月のBBQ企画と合同開催して効率化・参加者の増加を達成することができました。


このように理事会以外のイベントで行った取り組みや反省を共有するのも運営会議の大切な役割なんです。






スナップショット 1 (2013-01-14 12-39)
▲運営会議後の昼食風景(1人黙々と理事会資料を準備する高宮城会長)








さて、少しは運営会議についてみなさんわかっていただけたでしょうか!?

理事会や行事の裏では多くの人が準備や打ち合わせを行っていることがわかっていただければ嬉しいです!


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土曜日は朝から晩までお疲れ様でした(^-^)
今年作り上げた素晴らしい財産、
余すところなく次期執行部に伝えてあげてくださいね!
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